Réunions et emails : quand le travail empêche de... travailler !

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Constat alarmant ; mon sondage LinkedIn auprès de plus de 2 500 personnes vient confirmer ce que je constate lors de mes conférences en entreprise : 84% des répondants se sentent débordés par les emails, les réunions, ou les deux ! Un chiffre qui interpelle et qui mérite qu'on s'y attarde.

Décortiquons les résultats : 41% des personnes interrogées estiment avoir à la fois trop d'emails et trop de réunions. En ajoutant les 29% qui croulent sous les emails et les 14% qui passent leur vie en réunion, nous arrivons à une écrasante majorité de professionnels qui ne parviennent plus à gérer leur temps de travail efficacement, et quand on sait que la première source de stress est le sentiment de ne pas avoir assez de temps dans une journée pour tout faire, on mesure l'importance de ces chiffres !

Seuls 16% déclarent avoir assez de temps pour tout - un chiffre préoccupant quand on sait l'impact que cela peut avoir sur le bien-être au travail.

L'invasion des emails

Savez-vous que 60% des emails sont envoyés dans un périmètre de... 20 mètres ? Une statistique qui devrait nous faire réfléchir. Nous avons développé le réflexe "email" pour tout et n'importe quoi, même pour communiquer avec le collègue du bureau d'à côté. Cette surcharge d'emails crée non seulement une perte de temps considérable mais génère aussi un stress constant : cette petite notification qui apparaît toutes les deux minutes nous sort systématiquement de notre concentration.

Selon une étude Adobe, nous passons chaque jour pratiquement 3 heures à traiter nos emails... c'est effrayant tout de même !

Le temps qui s'envole en réunion

Un cadre va passer en moyenne 24 jours de 24 heures par an en réunion... le chiffre donne le vertige. Et quand on sait que plus de 50% du temps de ces mêmes réunions est consacré à d'autres sujets que la réunion... cela laisse rêveur !

Les réunions sont devenues le symbole d'une certaine culture d'entreprise où l'on confond souvent action et discussion. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion en vous demandant pourquoi vous étiez là ? Ou pire, à une réunion pour préparer... une autre réunion ? La pandémie et l'explosion du télétravail n'ont fait qu'amplifier ce phénomène, avec la multiplication des visioconférences qui s'enchaînent sans pause.

Des solutions concrètes issues du terrain

Heureusement, des solutions existent. Pendant mes 20 années de management chez TF1, CANAL+, NRJ ou l'INA, j'ai pu expérimenter plusieurs approches qui ont fait leurs preuves. Pour les emails, il est crucial d'instaurer des plages horaires dédiées à leur lecture, d'utiliser des outils de communication instantanée pour les échanges courts, de privilégier les conversations en face à face quand c'est possible et de désactiver les notifications en dehors des horaires de travail.

Deux règles additionnelles toutes simples : si un email fait plus de 10 lignes... appelez le destinataire plutôt que de lui écrire. Ensuite, ne mettez jamais plus personnes en copie et prévenez vos interlocuteurs que vous ne lirez plus les emails dont vous êtes en copie, et pas destinataire. Je le faisais quand j'étais en entreprise... et quel bonheur de ne plus avoir à entendre cette phrase "ben... t'es pas au courant, je ne comprends pas... t'étais en copie pourtant".

Pour les réunions, le changement passe par une discipline collective : fixer une durée maximum par défaut de 30 minutes, établir un ordre du jour précis et s'y tenir, limiter le nombre de participants aux personnes vraiment concernées et prévoir des journées sans réunion dans la semaine. Ces actions simples peuvent avoir un impact considérable sur la productivité et le bien-être des équipes.

Le rôle clé du management

Les managers ont un rôle crucial à jouer dans cette transformation. Il est de leur responsabilité de montrer l'exemple en adoptant eux-mêmes de bonnes pratiques, de donner la permission à leurs équipes de dire "non" à certaines réunions, d'encourager des modes de communication plus efficaces et de protéger le temps de travail effectif de leurs collaborateurs.

Bien entendu, la solution ne réside pas uniquement dans des actions individuelles, mais dans un changement profond de culture d'entreprise. Il faut repenser notre rapport au temps et à l'efficacité. Une réunion n'est pas productive parce qu'elle dure longtemps, et un email n'est pas urgent parce que son objet commence par "URGENT". Les entreprises les plus performantes sont celles qui ont compris qu'il fallait libérer du temps pour permettre à leurs collaborateurs de vraiment travailler.

De plus en plus d'organisations osent des approches radicales : instauration systématique du "No Meeting Friday", interdiction des emails après 18h, plages de télétravail sanctuarisées sans réunion possible. Ces initiatives, qui pouvaient sembler utopiques il y a quelques années, démontrent aujourd'hui leur efficacité tant sur le plan de la productivité que du bien-être des collaborateurs.

En fait, la clé du succès réside dans l'engagement de tous. Une personne seule ne peut pas changer la culture des réunions et des emails. C'est en travaillant ensemble, en questionnant nos habitudes et en osant expérimenter de nouvelles façons de faire que nous pourrons créer un environnement de travail plus sain et plus efficace.

Conclusion

Le véritable enjeu est de redonner du sens à nos modes de communication qu'elle soit écrite ou verbale. Un email doit servir à quelque chose, une réunion doit avoir un objectif clair et atteignable. C'est en retrouvant ce sens que nous pourrons sortir de cette spirale chronophage qui épuise les équipes sans apporter de vraie valeur.

Si vous ne deviez retenir qu'une chose de cette analyse, c'est que la solution est entre nos mains. Chacun, à son niveau, peut contribuer à ce changement. Commencez par une action simple : avant d'envoyer un email ou d'organiser une réunion, posez-vous la question "Est-ce vraiment nécessaire ? N'y a-t-il pas un moyen plus efficace d'atteindre mon objectif ?"

C'est au sein de chaque équipe que le changement peut se faire... parlez-en à vos collègues et vous verrez que vous n'êtes pas le, ou la seul.e à réfléchir à ce sujet !