L’ARME ABSOLUE POUR REDUIRE LE NOMBRE DE REUNIONS EN ENTREPRISE

Un salarié français passe en moyenne 24 jours par an en réunion… vous vous rendez-compte ? Par ailleurs, quand vous savez qu’en France, seulement 30% du temps passé en réunion est utilisé à parler du sujet de celle-ci, cela laisse rêveur ! Enfin, et, promis, ce sera le dernier chiffre, pendant une réunion, nous ne retiendrons, au maximum, que 50% de ce qui a été dit.

Nous râlons toutes et tous sur le nombre de réunions mais… concrètement, que faisons-nous pour lutter contre ce fléau ? Nous avons souvent le sentiment de les subir mais, bien souvent, nous-mêmes n’agissons pas véritablement. Il y a quelques années, lorsque je travaillais encore en entreprise, j’ai eu la chance de travailler avec une Présidente (d’une entreprise de plus de 1 000 personnes) qui a eu une idée que je qualifierai tout bonnement de géniale. Oui, vous avez bien lu, « géniale » car simple comme bonjour.

Cette femme n’en pouvait plus des réunions, mais, surtout, au-delà de la perte de temps qu’elles occasionnaient, elle ne supportait plus la perte d’information générée par ces mêmes réunions… ce qui est tout de même paradoxal ! Le simple fait de demander à son comité exécutif ne suffisait pas. Nous le savons toutes et tous, la simple déclaration d’intention ne fonctionne jamais. Je suis dans une humeur « proverbes » aujourd’hui : l’enfer est pavé de bonnes intentions ! Dire « stop aux réunions » n’en a absolument jamais réduit le nombre.

« Une réunion est d’autant plus longue que l’ordre du jour est plus creux » Roger Martin

Par contre, un jour… elle a eu cette idée de génie.

Avez-vous déjà rédigé un compte-rendu de réunion ? Oui ? Bien. Quel est le premier adjectif qui vous vient à l’esprit que vous pourriez associer à l’activité de « faire un compte-rendu » ? généralement, l’adjectif qui vient c’est : CHIANT ! Je n’ai jamais rencontré qui que ce soit de passionné par cette activité. Et bien c’est en partant de ce constat que les règles suivantes ont été établies. Si un membre du Comité Exécutif devait organiser une réunion, il devait :

1- Envoyer un ordre du jour précis à chaque participant(e), avant la réunion, et la mettre en copie.

2- Préciser une heure de début ET une heure de fin précise… et s’y tenir

3- Rédiger, dans les 30 minutes suivant la fin de la réunion, le compte rendu de la réunion, l’envoyer aux participants ainsi qu’à elle.

Cette idée toute simple a eu un impact direct : réduction de moitié du nombre de réunions en moins d’un mois avec plusieurs effets positifs additionnels :

Si vous savez que vous allez devoir rédiger un compte rendu, vous aurez tendance à être le plus concis possible. Faire un compte-rendu d’une réunion de 30 minutes n’a rien de passionnant, mais celui d’une réunion de 2 heures est totalement déprimant.
L’information n’était plus diluée. Chaque réunion laissait une trace concrète à laquelle il était possible de se référer.

Et oui, deux fois moins de réunions en moins d’un mois, tout en gagnant en efficacité ! Forcément, sachant que l’on devrait rédiger nous-même ce compte-rendu (car il était hors de question de déléguer, bien entendu), on y réfléchissait à deux fois avant d’organiser une réunion. Bien trop souvent, une réunion peut être remplacée par un coup de fil ou un tête à tête !

CONCLUSION

Et oui, mieux vivre en entreprise ne passe pas forcément par des choses complexes ou couteuses. Parfois, des idées toutes simples apportent des réponses efficaces à des problèmes qui semblent compliqués. Je parle souvent de cette anecdote lors de mes conférences car il me semble fondamental, quel que soit le problème, d’avoir un regard optimiste et positif quant à sa résolution. Et vous… les réunions… vous en êtes où ?