5 astuces pour bien préparer vos vacances

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Eh oui, pour beaucoup d’entre-nous, le compte à rebours commence : les vacances approchent. Certes, vous les préparez … mais préparez-vous votre départ ? Selon une étude du cabinet Qapa, 62% d’entre vous allez travailler pendant vos vacances en jetant de temps à autre un coup d’œil à vos emails par exemple.

Oui, ce chiffre est hallucinant, mais ce n’est pas une fatalité. Il est important de déconnecter à 100% pendant cette période afin de recharger vos batteries à 100% et je vais vous donner 5 astuces pour y arriver sans aucun problème.

1- Déléguer

Nul n’est indispensable dans une entreprise, et encore moins irremplaçable. Savez-vous pourquoi la tentation est grande de regarder sa boite mail pendant ses vacances ? Simplement pour rassurer notre égo. Nous aimons à penser que, sans nous, tel ou tel dossier ne peut pas avancer correctement.

D’où l’importance de bien préparer son départ et de déléguer les éventuels dossiers en suspens à quelqu’un de confiance qui saura parfaitement les gérer pendant votre absence. Et cette logique est poussée à son extrême chez Daimler depuis des années. En effet, voilà le mail d’absence que vous recevrez si vous écrivez à un salarié de Daimler qui est en vacances :

Bonjour,

Vous venez d’envoyer un email à monsieur/ Madame XXX. Il/elle est en vacances du 20 juin au 5 juillet.

Nous venons d’effacer votre message de sa boite de réception. En cas d’urgence, vous pouvez le transférer à monsieur XXX qui gère ses dossiers en son absence. Si le message ne s’adresse qu’à monsieur/ Madame XXX, merci de faire un envoi différé à la date du 5 juillet.

Cordialement,

La Direction des Ressources Humaines

Franchement… vous ne trouvez pas cette idée extraordinaire ? Non seulement vous n’avez aucun message pendant vos vacances, mais en plus, aucun sentiment de culpabilité de ne pas garder un lien avec vos dossiers… et, petit bonus, vous n’aurez pas 2000 messages à traiter le jour de votre retour.

2- Ne pas se connecter pendant ses vacances

Alors, si votre entreprise n’a pas adopté la méthode de Daimler, la tentation peut être forte de jeter un œil discret à vos messages. Pour les gens de ma génération, qui ont connu les vacances avant l’ère des smartphones et des ordinateurs portables, nous utilisions déjà le terme de déconnexion et expliquions qu’il fallait vraiment 2 ou 3 jours pour déconnecter totalement du travail… et ceci sans le numérique.

En fait, à chaque fois que vous regarderez vos messages, vous repartez à zéro psychologiquement parlant en vous reconnectant au travail et il vous faudra à nouveau 3 jours pour re-déconnecter.

Vous me direz : « ok, mais quelle importance ? ». Eh bien, votre cerveau, c’est exactement comme le moteur d’une voiture. Si vous ne le laissez pas reposer de temps à autre, vous risquez la surchauffe. Et au travail, quand la surchauffe cérébrale se fait trop forte, cela s’appelle un burn-out.

“Le secret du succès est de faire de ta vocation tes vacances.” Mark Twain

3- Zéro email au retour

Vous la connaissez cette petite boule au ventre le jour d’avant la reprise ? Le moment où vous vous dites que vous allez avoir une tonne de messages à traiter ? Et que se passe t’il systématiquement le lendemain ? Vous passez une journée entière à traiter ces emails arrivés en votre absence pour vous dire en fin de journée que cela ne servait à rien. Les urgences ont été traitées par d’autres et la totalité des messages sont obsolètes.

Eh oui, nous le savons, mais nous nous imposons cette désormais traditionnelle journée mails. Je dois vous avouer que j’aime assez la technique utilisée par un dirigeant croisé il y a quelques années. Il m’expliquait que sa première tâche quand il arrivait au bureau après un congé était de sélectionner tous les mails arrivés pendant la période et de les effacer sans les lire.

Son raisonnement ? Si dans le lot, par miracle, il y avait un message important, la personne qui lui a envoyé le relancera puisque dans son message d’absence, il précisait qu’il était en congé sans aucun accès à ses messages et qu’en cas de message vraiment important, il faudrait le renvoyer après son retour.

Contrairement aux usages désormais admis, l’email n’est pas un outil pour traiter les urgences. S’il y avait une vraie urgence, ses équipes pouvaient l’appeler et cela n’arrivait quasiment jamais. Il m’expliquait en riant qu’avant de déranger son Président pendant ses vacances, ses équipes préféraient essayer de trouver des solutions de leur côté.

4- Planifier sa réunion de retour

La charge mentale, vous connaissez n’est-ce pas ? C’est le fait de ne jamais avoir le cerveau au repos, de toujours penser aux choses qu’il reste à faire. Le fait de planifier votre réunion de retour, idéalement dès la première heure suivant votre retour vous permet de vous mettre à jour très rapidement, mais, surtout, de ne plus avoir à penser, du tout, au travail pendant vos vacances puisque vous savez qu’au moment où vous reviendrez, vous aurez toutes les mises à jour nécessaires.

Bien entendu, cette réunion s’organise avec la personne à qui vous avez délégué vos taches, d’où l’importance de faire en sorte que celle-ci ne soit pas en vacances à son tour au moment de votre retour !

Grâce à cette réunion, inutile de lire les mails arrivés pendant votre absence et inutile de stresser sur d’éventuels oublis. Je faisais toujours cela quand j’étais en entreprise et c’est d’une efficacité redoutable.

5- Partir plus tôt le dernier jour

Vous avez remarqué à quel point, souvent, le jour de son départ en vacances, la tension monte et le stress de ne pas avoir assez de temps pour tout finir augmente ? Cela est souvent dû au fait que nous ne sommes pas assez organisé.e.s. Planifier un départ un peu plus tôt que d’habitude le jour de votre départ vous permettra d’étaler vos dernières urgences sur l’ensemble de la semaine au lieu de vous en occuper uniquement le dernier jour.

J’ai beaucoup de personnes en panique à 19.00, encore au bureau, en train de se dire « oh mon Dieu, je n’aurais jamais le temps de tout finir ». Ce n’est pas ce que j’appelle un état psychologique optimal pour commencer une période de détente.

Et sincèrement, quoi de mieux pour attaquer les vacances que d’avoir, pour une fois, une journée plus courte ?

CONCLUSION

Vous voyez, rien de bien complexe à mettre en place pour optimiser ce temps de vacances. Malheureusement, ce sont souvent les choses les plus simples que nous ne faisons pas ; la force de l’habitude bien souvent, rien de plus. Et c’est pour cela que j’ai décidé de publier cet article avant les grands départs en vacances de juillet et d’aout. Il vous reste un peu de temps pour bien vous préparer et passer des vacances idéales, sans jamais vous reconnecter au travail. Le bonheur, non ?